Det er snart klubbmesterskap og stevnekomiteen informerer

Postet av Styret LKRK den 5. Okt 2021

Tekst og foto: Camilla Lidwin Stuve


Som stevnearrangør og stevneleder har jeg gjort meg opp noen tanker og vil i dette innlegget få komme med litt informasjon, både til de av dere som gledelig er nye i vår fantastiske sport, men også til de av dere som kanskje har vært med en stund.

Vi har en ganske unik sport der vi ikke bare har vår idrettspartner i den fantastiske hesten, men vi har en sport der alle deltar på like premisser, om man er barn, ungdom, voksen eller eldre, uansett kjønn. Vi har en sport der det er rom for alle. Men for at vi skal få utøve vår sport trengs det noen ganger at noen arrangerer konkurranser, eller stevner, som vi kaller det i hestesporten. I motsetning til store nasjonale og internasjonale stevner som ofte driftes av firma eller organisasjoner med lønnet personell, foregår de aller fleste lokale, regionale og nasjonale stevnene i regi av rideklubber driftet av helt vanlige, frivillige personer som deg og meg. I tillegg til våre egne familier, jobb, hester og andre fritidsaktiviteter, har vi et engasjement og en lidenskap for at alle som ønsker det skal få oppleve hvor flott det er å drive med hestesport. Vi bruker veldig mye av vår fritid til å legge til rette for, organisere, gjennomføre og drive etterarbeid slik at du, eller din datter eller sønn, kan få utøve sin sport i konkurransesammenheng – nå nye mål og høyder, oppleve enormt med mestring, gleder og triumfer, og av og til litt skuffelse eller sorger hvis dagen ikke gikk helt slik man hadde håpet på.

Jeg ønsker med dette innlegget å ta for meg litt av hva som kreves før, under og etter et stevnearrangement og har under listet opp ulike oppgaver/roller som må fylles i forbindelse med stevnearrangementer. Det er disse rollene som skal fylles når vi «etterlyser mannskap» før stevnene. Jeg ser at vi kan bli bedre på å formidle hvilke oppgaver som skal utføres og når. Dette vil vi som jobber frivillig i sportskomiteen ta med oss videre til neste arrangement.

Først og fremst vi jeg takke alle dere som gang på gang stiller opp og bidrar med hjelp for at vi skal få gjennomført våre stevner. Samtidig tenker jeg at mange kanskje ikke vet hva som kreves og jeg ønsker derfor å forklare litt nærmere de ulike rollene og oppgavene som følger det å arrangere et stevne.

I denne omgang har jeg konsentrert meg om dressur- og sprangstevner, men mange av disse oppgavene vil også være aktuelle for andre disipliner innen hestesporten. Det er viktig å presisere at for å utføre de aller fleste av disse oppgavene, så kreves det lite eller ingen «spesiell hestekunnskap» og de aller fleste oppgaver kan derfor fylles av både mor og far, besteforeldre, øvrig familie, eller utøver selv. Flere av oppgavene kan også barn og ungdom hjelpe til med. Felles for alle oppgaver er at vi selvfølgelig gir opplæring om det trengs. Her er ingen oppgave særlig vanskelig og det vil alltid være til stede erfarne personer.  

Før stevnet:

Utøvende rolle

Oppgaver

Arrangørklubb/ sportskomite

  • Planlegge stevnedatoer og sende disse til rytterkretsen høsten før stevneåret for godkjenning og tildeling av stevnedatoer
  • Senest 1 måned før planlagt stevnedato, skal stevneinvitasjonen legges til godkjenning i www.nryfstevne.no – det skal planlegges hvilke klasser som skal gjennomføres, priser, generelle bestemmelser og øvrig innhold i stevneinvitasjonen
  • Skaffe/booke inn teknisk personell som dommere, banebygger og steward
  • I forbindelse med stevneinvitasjon skal formelle dokumenter sendes til Mattilsynet om «dyreansamling» og det skal utarbeides smittevernplan og beredskapsplan til bruk under stevnet
  • Skaffe premier og sløyfer
  • Organisere dugnader for forberedelser til stevnet
  • Sørge for innkjøp av varer til kiosk og eventuelt rekvisita til sekretariat eller kjøkkenutstyr
  • Sørge for mannskapslister slik at alle oppgaver som skal utføres gjennom stevnet er dekket

Sekretariatsansvarlig/ stevneleder

  • Når påmeldingsfrist er ute; gå igjennom påmeldinger og eventuelle mail og sørge for at startlister, ryttermelding, og øvrig informasjon publiseres på nett

 

Under stevnet (dette er oppgaver som skal fylles i «mannskapslisten»): 

Utøvende rolle

Oppgaver

Stevneleder

Har hovedansvar for arrangementet og er kontaktperson

Sekretariat

  • Være stevnets «arrangementskontor» der utøvere og ansvarlige personer kan ta kontakt
  • Håndtere etterpåmeldinger og strykninger underveis i stevnet
  • Skrive ut og klargjøre startlister og dommerprotokoller
  • Registrere resultater (dressur) og kontrollere resultater
  • Sørge for at premier er klare til premieutdeling dersom man ikke har en premieansvarlig

Premieansvarlig

  • Sørge for klargjøring av sløyfer til premieutdeling
  • Sørge for klargjøring av premier til premieutdeling
  • Bistå dommer ved premieutdeling (holde sløyfer/premier for dommer)

Skriver

For dressur:

  • Oppmøte senest 10 minutter før første start i klassen man skal skrive i
  • Sørge for å hente dommerprotokoller i sekretariatet og bringe disse til dommerboden
  • Skrive det som dommer sier av karakterer og kommentarer i dommerprotokollen for hånd (opplæring gis ved behov)

For sprang:

  • Oppmøte i dommerbod for sprang senest 10 minutter før klassen starter
  • Skrive i dommerprotokollen (opplæring gis ved behov), notere ned alle feil og anvendt tid pr ekvipasje

Tidtaker

For sprang:

  • Oppmøte senest 10 minutter før start i klassen i dommerbod
  • Operere tidtakersystemet i dommerboden, alternativt manuelle stoppeklokker
  • Opplyse høyt til dommer og skriver tid anvendt etter endt ritt, slik at dette dokumenteres i dommerprotokoll og registreres i stevnesystem
  • Rollen kan slås sammen med puncher

«Puncher»

For sprang:

  • Registrere resultater etter hver ekvipasje inn i resultatlisten i stevnesystemet på PC (opplæring gis ved behov)

Speaker

«Prate i mikrofonen»:

  • Opplyse om viktige beskjeder over høyttaleranlegget
  • Angi hvem som skal inn på banen, hvem som skal holde seg klar, resultater etter hvert som disse kommer inn (opplæring gis ved behov)

Portåpner

  • Slippe ekvipasjene inn/ut av stevnebanen
  • Kan slås sammen med «innpisker»
  • Kan slås sammen med «protokollbærer» i dressur

Innpisker

  • Sørge for at rett ekvipasje kommer til porten og sin start i rett tid
  • Kan slås sammen med «portåpner»

Protokollbærer

  • Hente protokoll i dommerboden i dressur når ekvipasjen er ferdig og levere denne videre til sekretariatet (kan slås sammen med «portåpner»)

Banemannskap

  • Bistå banebygger mellom klassene for endringer av banen/bygge opp til neste klasse
  • Sette opp igjen hinder som rives
  • Rake underlag ved store groper eller større ujevnheter foran/etter hinder
  • Eventuelt stå ved start og mål med flagg for å markere passering av start/mållinje

Kiosk

  • Første økt i kiosken starter minimum 15 minutter før stevnestart, gjerne 30 minutter før
  • Sørge for at det til enhver tid er kaffe, vafler, brus osv å få kjøpt i kiosken så lenge stevnet pågår.
  • Sørge for en ren og hygienisk håndtering av mat og drikke
  • Salg av mat og drikke
  • Sørge for at kioskområdet er ryddig og innbydende
  • Siste vakt i kiosken rydder og vasker opp i kiosken og gjør klart til neste stevne, pakker ned mat som skal fryses osv, samt koster over gulv og vasker av bord og rydder stoler

Parkeringsvakt

  • Sørger for orden på parkeringen slik at flest mulig får plass
  • Henviser biler uten hestetransport til «publikumsparkering»
  • Tar en runde innimellom med trillebår og greip og tar opp evenuelt møkk (utøverne er oppfordret til å ta med eget utstyr og plukke opp etter seg)

Tekniker

  • Klargjøre høyttaleranlegg og annen teknisk rigging i forbindelse med stevne

Bygge rail

  • Dressurrailen (det lave hvite gjerdet som benyttes i dressur) skal settes opp kvelden før dressurstevne

Bygge bane

  • Bygging av bane til sprangstevne gjøres kvelden før

Kake/vaffelrøre

  • Det trengs bakst til salg i kiosken, som for eksempel;
    1. Langpanne sjokoladekake
    2. Langpanne brownies
    3. Muffins
    4. Boller
    5. Gulrotkake
    6. Annen langpannekake?
    7. Vaffelrøre

 

Etter stevnet:

Utøvende rolle

Oppgaver

Sekretariat

  • Sørge for at alle resultater er registrert
  • Ferdigstille så langt det lar seg gjøre i Equipe og nryfstevne
  • Rydde i sekretariatet
  • Pakke ned/slå av PCer, utstyr osv

Rydde rail (dressur)

  • Etter siste start i dressur skal rail ryddes tilbake til lagringsplass bak ridehuset

Rydde bane (sprang)

  • Etter siste start på sprangstevne skal alle hinder ryddes tilbake til hinderboden, eventuelt inn i ridehuset

Stevneleder/ sportskomite ansvarlig

  • Overføre resultater fra Eqipe til nryfstevne
  • Sjekke resultatlister og eventuelt rydde i masterliste for stevnet
  • Gå igjennom regnskapet for stevnet
  • Ta ut bilag for eventuelt pengepremier og sende disse til utbetaling av styret
  • Sørge for at alle utestående startavgifter er betalt og avslutte stevnet i nryfstevne slik at utøvere som har penger til gode, klubben, NRYF og krets får sine andeler av stevneregnskapet utbetalt.

 


0 Kommentar

Kommentarer

Logg inn for å skrive en kommentar.

Levert av IdrettenOnline